Partager un local entre deux entreprises est une solution qui peut présenter plusieurs avantages, notamment financiers et logistiques. Mais, avant de vous lancer dans un tel projet, il y a plusieurs éléments à prendre en compte. Dans cet article, nous vous guidons à travers les différentes étapes et les précautions à prendre pour partager un espace de travail en toute légalité et efficacité.
Merci à Vincent Leclerc du site entreprise snpc qui nous a conseillé pour la rédaction de cet article !
Pourquoi deux entreprises choisissent-elles de partager un local ?
Réduction des coûts fixes
L’une des raisons principales pour lesquelles deux entreprises décident de partager un même local est la réduction des coûts. En partageant un espace, vous divisez le loyer, les charges et autres dépenses courantes. Cette économie peut être particulièrement avantageuse pour les start-ups et les petites entreprises. En partageant des ressources communes, comme une salle de réunion ou des équipements de bureau, vous améliorez l’efficacité de votre entreprise tout en optimisant vos ressources financières.
Créer des synergies professionnelles
Outre les avantages financiers, partager un local peut favoriser des synergies professionnelles. Par exemple, deux entreprises dans des secteurs complémentaires peuvent s’entraider, échanger des idées ou même collaborer sur certains projets. La proximité physique peut faciliter ces échanges et renforcer le réseau professionnel de chaque entreprise.
Comment faire pour partager un local entre deux entreprises ?
Obtenez l’accord du propriétaire
Avant de vous lancer, vous devez impérativement obtenir l’accord du propriétaire du local. En effet, un contrat de bail peut interdire la sous-location ou l’occupation partagée des locaux sans autorisation préalable. Vous devez donc vérifier les termes de votre contrat de location et, si nécessaire, obtenir l’autorisation écrite du propriétaire. Cela permet d’éviter les malentendus et d’assurer que tout se passe dans la légalité.
Définissez clairement les espaces et les responsabilités
Une fois l’accord du propriétaire obtenu, il faut bien définir clairement l’espace attribué à chaque entreprise. Chaque entité doit disposer d’une zone bien délimitée dans le local, afin d’éviter toute confusion ou conflit. De plus, il est également important de se mettre d’accord sur l’utilisation des espaces communs, comme les salles de réunion ou les zones de détente. Voici quelques points essentiels à prendre en compte pour que tout se passe bien :
| Aspects à considérer | Détails |
|---|---|
| Accord du propriétaire | Obtenez une autorisation écrite avant de partager le local. |
| Définition des espaces | Attribuez un espace distinct à chaque entreprise. |
| Contrat de co-domiciliation | Formalisez l’accord par écrit pour éviter les malentendus. |
| Répartition des charges | Définissez clairement la répartition des frais communs. |
| Respect des réglementations | Assurez-vous que le partage respecte les normes légales et de sécurité. |
En intégrant ces éléments dès le début, vous réduisez les risques de conflits et vous assurez une cohabitation harmonieuse entre les deux entreprises.
Quels sont les aspects juridiques à prendre en compte ?
Rédiger un contrat de co-domiciliation
Si les deux entreprises souhaitent partager un local de manière régulière, il est fortement recommandé de rédiger un contrat de co-domiciliation. Ce contrat précise les modalités de l’occupation partagée et les responsabilités de chaque entreprise. Cela permet de formaliser la situation et d’éviter des malentendus futurs. Le contrat doit aussi spécifier les droits d’utilisation des espaces communs, la répartition des charges, et la gestion des éventuels conflits.
Respect des réglementations
Lors du partage d’un local, il est également important de veiller au respect des réglementations en vigueur. Cela inclut la sécurité des lieux, la conformité aux normes d’accessibilité, et d’autres exigences légales en fonction du type d’activité exercée. Si l’une des entreprises doit effectuer des travaux dans le local, elle doit obtenir l’autorisation préalable du propriétaire et respecter les règles d’urbanisme applicables.
Répartition des charges et services partagés
Organisez la répartition des coûts
Le partage d’un local entraîne des frais communs, comme le loyer, les charges d’entretien, les services de nettoyage, ou encore l’utilisation de certaines infrastructures. Il est indispensable de clarifier la répartition de ces coûts dès le départ. Chaque entreprise doit savoir exactement quelle part des dépenses elle devra assumer. Par exemple, si une entreprise utilise plus d’espace ou de services, elle pourra être amenée à payer une part plus importante des frais communs.
Gérer les services partagés
Les entreprises peuvent également partager certains services comme l’accès à Internet, les équipements de bureau, ou encore les services de réception. Dans ce cas, il est important de définir précisément qui est responsable de l’entretien des équipements partagés, ou encore des frais associés à l’utilisation de ces services. Un bon accord à ce sujet permettra de préserver des relations harmonieuses entre les deux entreprises.
